電話の文字起こしと、通話の自動要約

電話の文字起こしは、どこまで自動でできるのか

録音した通話の音声を読み込ませると、話した内容が文章になります。そのうえで、会話の中から「誰から」「何を」「いくつ」「いつまでに」という要点を抜き出した要約が作られます。

製造業の受注電話は、世間話から始まって、途中で数量が変わり、最後に納期が決まる、という進み方をします。全文をそのまま読み返すのは手間なので、全文と要約の両方を残すのが実用的です。数字の確認は要約で足りますし、言った言わないになったときは全文に戻れます。

仕組みは、録音した音声を読み込ませて処理する方式です。通話中に画面へ文字が流れるものではありません。電話には集中していただき、切ってから記録を作ります。

使い方は3手順です

1. 電話を録音するスマートフォンの録音アプリでも、固定電話の録音機でも構いません。普段お使いの方法のままで大丈夫です。
2. ブラウザでツールを開いて、音声を読み込ませるインストールもアカウント作成も不要です。渡されたURLを開くだけで使えます。
3. 文字起こしと要約を受け取るそのまま社内の連絡に貼り付けたり、印刷して現場に回したりできます。

パソコンに詳しい担当者がいなくても運用できることを前提に作っています。設定画面もマニュアルもありません。

電話メモが、そもそもなぜ問題になるのか

受注の電話は、たいてい手が空いていない時間にかかってきます。加工中の機械の横で、片手でメモを取ることになります。

• 数字が残らない。30個か50個か、あとから読み返して判別できない。
• 取った本人しか読めない。休んだ日に、そのメモが誰にも引き継げない。
• 言った言わないになる。納期の認識が食い違ったとき、確かめる材料がない。
• 二度手間になる。結局あとから、メモを見ながら受注システムに打ち直す。

どれも「気をつける」では解決しません。音声がそのまま記録として残っていれば、この4つは同時になくなります。

なぜ製造業向けなのか

文字起こしのサービス自体は世の中にたくさんあります。ただ、多くは会議の議事録や、インタビューの書き起こしを想定して作られています。

製造業の受注電話には、材質記号、図面番号、工程名、社内でしか通じない略称が出てきます。要約のときに何を拾うべきかも、業種によって違います。会議録なら「決まったこと」と「宿題」ですが、受注電話なら品番・数量・納期・支給品の有無です。

このツールは、そこに絞っています。開発しているのは製造現場に27年半いた人間で、電話メモの書き取りも、その後の転記も、実際にやっていた側です。

よくあるご質問

パソコンが苦手な人でも使えますか

使えます。ブラウザで指定のURLを開くだけです。インストール、アカウント登録、初期設定はありません。操作を覚えるための研修も不要な作りにしています。

通話をリアルタイムで文字にできますか

録音した音声を読み込ませて処理する方式です。通話中に画面へ文字が流れるものではありません。電話を切ってから記録を作ります。

方言や、現場の言い回しでも認識しますか

標準的な話し方に比べると精度は落ちますが、実用になる範囲です。専門用語や社名の誤変換については、よく出る言葉をあらかじめ登録して補正する運用をご案内しています。

録音した音声はどのように扱われますか

文字起こしにはクラウドのAIサービスを利用するため、処理のあいだ音声データはそのサービスに送られます。ツール側で録音を保存・蓄積する作りにはしていません。実際の取り扱いは導入時に書面でご説明し、社内規程に合わない場合は導入をおすすめしません。

どんな録音ファイルに対応していますか

お使いの録音機器やアプリで作ったファイルが読み込めるかどうかは、実際のファイルで事前にお試しいただけます。長い通話については、分割してお預かりする場合があります。

料金はいくらですか

ご利用の規模によって変わります。お問い合わせください。実際のファイルでお試しいただいてから、ご判断いただけます。

導入の相談だけでも可能ですか

可能です。現在どのように電話メモを運用されているかを伺ったうえで、そもそも導入する価値があるかからお話しします。